DOCUMENTOS CONTABLES DE UNA EMPRESA
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.
Los documentos contables son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
Como es lógico también están organizados en carpetas contenedoras según el tipo y concepto, para un fácil acceso a la información. En ellas se aplica el filtro del periodo de trabajo, estableciendo una selección de documentos cuya fecha de expedición esté dentro de ese periodo.
CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE
Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación se clasifican en:
· Los comprobantes externos: son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
· Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.
Desde el punto de vista de documentación que se registra y archiva:
· Documentos que se archivan y generan registración: como la factura, la nota débito, la nota crédito, el ticket, los recibos, el pagare, el cheque y la nota crédito bancaria.
· Documentos que sólo se archivan: como son la orden de compra, la nota de venta, el remito y el resumen de cuenta.
DOCUMENTOS CONTABLES MÁS UTILIZADOS
En la actualidad los documentos contables más usados son:
· La factura
· La cotización
· La remisión
· Las consignaciones
· Nota débito
· Nota crédito
· Ticket
· Cheque
DEFINICIÓN Y EJEMPLOS DE DOCUMENTO CONTABLES
LA LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio denominada en nuestro país "giro", es un documento mercantil que contiene una promesa u obligación de pagar una determinada cantidad de dinero a una convenida fecha de vencimiento. Y constituye una orden escrita, mediante el cual una persona llamada Librador, manda a pagar a su orden o a la otra persona llamada Tomador o Beneficiario, una cantidad determinada, en una cierta fecha, a una tercera persona llamada Librado.
Ejemplo:
Es un título valor o instrumento financiero muy similar a la letra de cambio y se usa, principalmente para obtener recursos financieros. Documento escrito mediante el cual una persona se compromete a pagar a otra persona o a su orden una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. Los pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir a un tercero.
Ejemplo:
EL CHEQUE
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario". Es utilizado para pagar, sin la necesidad de utilizar físicamente dinero.
Ejemplo:
LA NOTA CRÉDITO
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito.
Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
Ejemplo:
LA NOTA DÉBITO
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
Ejemplo:
LA NÓMINA
Todos los meses la empresa debe rendir cuentas ante sus empleados acerca del salario que les ingresa y esto lo hace a través de la nómina. En este sentido, la nómina no es más que un recibo donde se informa al trabajador acerca de cómo está estructurado el salario que en su día pactó con la compañía que lo emplea. Sin embargo, es importante conocer sus entresijos para evitar sorpresa en caso de cambios laborales, cobrar el paro, hacer la declaración de la renta o simplemente para intentar sacar partido desde un punto de vista financiero.
Ejemplo:
RECIBO DE CONSIGNACIÓN
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
Ejemplo:
FACTURA
La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
Ejemplo:
.
REMISIÓN
Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura.
El remito se extiende por triplicado: El original firmado por el vendedor se entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina a la sección facturación para que proceda a la emisión de la factura. Por último el triplicado permanece en la sección depósito par constancia de las mercaderías salidas. Se extiende, como mínimo, por duplicado; aunque es práctica generalizada hacerlo por triplicado para que al transportista también le quede una constancia de la operación realizada.
No se registra en los libros de contabilidad, dado a que generalmente los Remitos se emiten sin valores
Ejemplo:
LA COTIZACIÓN
La primera acepción de este término hace referencia al precio de equilibrio para un título en función de la oferta y la demanda. Por otra parte, también se utiliza este nombre para el precio al que se ha realizado la compra o la venta de un valor o de una divisa en la bolsa, o en los mercados monetarios.
Ejemplo:
Característica de los documentos contables de una empresa
Letra de cambio
La letra de cambio es un documento muy difundido y es utilizado para transferir la propiedad de cosas, artículos y servicios en términos particulares; en muchas ocasiones se encuentra avalado con un contrato y de no ser así con dos avales es suficiente
Las características de la letra de cambio son entre otras:
a) Ser un documento al alcance de todos,
b) Su valor causa obligación
c) Forma un compromiso
d) Puede formar historial crediticio
https://www.youtube.com/watch?v=2tOlL9sq3lo
Características de un Pagaré
a) Es un título con categoría de crédito, integrante de la trilogía famosa de estos efectos (junto con la letra de cambio y el cheque); y constituye, por tanto, la especie fundamental de los títulos valores. El derecho que incorpora es un derecho de crédito (no real, ni mixto, ni de participación, etc.)
b) Es un título formal, porque la ley determina los requisitos que debe llenar a objeto de su vigencia y consiguiente validez. Y lo hace de forma imperativa, el pagaré debe contener las menciones que señala las normas, característica que suple una declaración expresa de nulidad para el caso de infracción. De modo que si tales requisitos no están presentes, el título carece de efectos cambiarios.
c) Circula por endoso: Forma característica de transmitir los títulos "a la orden". Por su parte, la letra de cambio puede contener la cláusula no a la orden, en cuyo caso no es transmisible sino en la forma y con los efectos de una sesión ordinaria, transformándose, por tanto, el título en nominativo. El pagaré exige como requisito que se emita "a la orden", por lo cual es inaplicable la cláusula "no a la orden", pese a la expresa remisión a la normativa del endoso; y a la vez, entre sus elementos esenciales requiere el nombre de la persona a quien o a cuya orden debe pagarse, de manera que tampoco podría ser al portador y transmitirse por entrega. Sólo tiene una forma de transmisión.
d) Es un título causal: A los efectos de darle vida al título se incluye entre sus requisitos formales, el elemento "causa" (si es por valor recibido, etc.). Sin embargo, sólo el llamado pagaré "seco" hará honor a esta característica".
e) El endoso a terceros (de buena fe) lo hace abstracto. Pues es éste el carácter consustancial de estos títulos, reconocido como principio cardinal de los mismos. Nace como negocio causal, pero ello no debe inferir que al exigir la causa como elemento formal, el Legislador haya conferido al pagaré el carácter causal.
f) Es un título autónomo, como consecuencia de lo anterior, las relaciones cambiarias que dimanan del pagaré adquieren fisonomía propia y categoría independiente. En efecto, el demandado en virtud de la letra de cambio no puede oponer al portador excepciones fundadas en sus relaciones personales con el librador o con los tenedores anteriores.
g) Es literal, en el sentido de que el alcance y las características del derecho incorporado van a determinarse por las cláusulas expresamente contenidas en el título. La obligación resulta determinada únicamente por el tenor de su declaración.
h) No siempre el pagaré es mercantil. Para que lo sea debe ser "a la orden", entre comerciantes o por acto de comercio por parte del obligado. Circunstancias que deberá comprobar quien sostenga el carácter mercantil del pagaré.
https://www.youtube.com/watch?v=komBuae79-w
EL CHEQUES:
Cheque postdatado. La fecha de emisión real es anterior a la del propio cheque. Este tipo de cheque no está regulado por la Ley Cambiaria, donde se dice que un cheque es un documento a la vista, por lo que desde el momento en el que nosotros poseemos el cheque podremos hacerlo efectivo.
Cheque cruzado. Se trata de un cheque con dos líneas paralelas que cruzan su anverso. Se emiten así para asegurarse de quién es la persona que lo cobra, ya que se deberá hacer efectivo en la sucursal librada (si el tenedor es cliente de la entidad), o bien ingresarlo en cuenta si se trata de un no cliente de la entidad librada.
Cheque para abonar en cuenta. Se cruzan dos líneas paralelas como en el cheque cruzado, pero dentro se escribe "para abonar en cuenta", así, sea quien sea el tenedor e independientemente de la relación con la entidad librada, este cheque deberá ingresarse en cuenta.
Cheque conformado. Es aquel que en el momento de su emisión, la entidad librada certifica que existen fondos en cuenta para atenderlo. La entidad deberá establecer una retención en la cuenta de su cliente por el importe del cheque. El plazo de la conformidad prescribe en el mismo plazo que el periodo de cobro de un cheque. En el anverso aparecerá "conformado", y en el reverso la entidad estampará su sello y detallará cuantía y momento de prescripción de la conformidad.
Cheque bancario. Lo emite la propia entidad y se trata de un cheque prepagado, quedando la entidad obligada al pago. Normalmente se emiten nominativos.
Cheque continuo. Vienen impresos en papel continuo.
https://www.youtube.com/watch?v=xfb4M0VxB18
Nota crédito
La nota de crédito es un documento que tiene reconocimiento fiscal en México y en otros países. El uso que se le da, suele ser para casos como descuentos, errores en la facturación, o por defecto del producto. Quien emite la nota de crédito es la persona que vende cierto producto o servicio, y se percata que la factura esta con algún error que perjudica a su cliente. Por lo que tiene la obligación de realizar una nota de crédito, en donde pone a su conocimiento lo que ha ocurrido.
Cabe resaltar que normalmente la nota de crédito, siempre conllevará un beneficio al cliente, porque usualmente es para disminuir un adeudo.
La nota de crédito se encuentra legislada, según a lo que estipula el Código Fiscal de la Federación en México, en su artículo 29 apartado A, en el cual ordena que deba llevar los siguientes requisitos:
1.- El nombre impreso, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien los expida. Sí se tiene más de un local o establecimiento, se debe señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes.
2.- Contener impreso el número de folio. Es decir, si es impreso por primera vez las notas de crédito, entonces debe empezar desde cero.
3.- Lugar y fecha de expedición.
4.- Incluir la Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien se expida.
5.- Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen.
6.- Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse, desglosados por tasa de impuesto. En su caso.
7.- Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación. (En caso de artículos de importación, si es otro el giro, este dato no es necesario).
8.- Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado. (Es decir, de la imprenta que está autorizada por Hacienda Federal).
9.- Colocar la Vigencia del comprobante, de qué fecha a qué fecha.
Las
características y requisitos que deben mantener las notas de débito se indican
a continuación:
» Las notas de débito deberán mantener los mismos
requisitos y características que los comprobantes de pago en
» relación a los cuales se emitan.
» Sólo podrán ser emitidas al mismo adquiriente o usuario
para modificar comprobantes de pago otorgados con
» anterioridad.
» Podrá utilizarse una sola serie a fin de modificar
cualquier tipo de comprobante de pago, siempre que se cumpla con los
» requisitos y características establecidas para las
facturas.
» Las notas de débito deberán consignar la serie y número
del comprobante de pago que modifican.
» El destino de las notas de débito serán: original
(usuario o adquiriente), primera copia (para el emisor) y segunda copia
» Las notas de débito deberán mantener los mismos
requisitos y características que los comprobantes de pago en
» relación a los cuales se emitan.
» Sólo podrán ser emitidas al mismo adquiriente o usuario
para modificar comprobantes de pago otorgados con
» anterioridad.
» Podrá utilizarse una sola serie a fin de modificar
cualquier tipo de comprobante de pago, siempre que se cumpla con los
» requisitos y características establecidas para las
facturas.
» Las notas de débito deberán consignar la serie y número
del comprobante de pago que modifican.
» El destino de las notas de débito serán: original
(usuario o adquiriente), primera copia (para el emisor) y segunda copia
Características
de la nomina
El formato estándar de una nómina está regulado por la
legislación vigente y se marca una estructura y contenido mínimo que se debe
respetar en todo caso. Este contenido mínimo de la nómina debe incluir al
menos:
– Datos identificativos de la empresa, dirección del
centro de trabajo y código cuenta cotización en el que está el trabajador
incluido.
– Datos básicos del trabajador, tipo de contrato,
categoría, antigüedad en la empresa.
– Periodo de liquidación al que corresponde dicha nómina.
– Detalle de las percepciones salariales y
extrasalariales que componen la retribución bruta del trabajador.
– Detalle de las deducciones que se le practican al
salario bruto, bien marcadas por la legislación vigente, bien por otro tipo de
deducciones que haya que aplicarle a la nómina, como anticipos o, embargos en
la nómina.
– Líquido a percibir, dado que la nómina tiene
consideración de documento acreditativo del pago de salarios cerrando los pagos
pendientes al trabajador para el periodo estipulado.
– Detalle de las bases de cotización de la nómina, junto
con el detalle de las bases de IRPF.
– Lugar de emisión y firma y sello por la empresa y
trabajador.
https://www.youtube.com/watch?v=QyWTG9e_vlw
Comprobante
de consignación
El comprobante de consignación es donde se relacionan los
depósitos de dinero (efectivo, cheques o títulos), realizadas por la empresa o
personas naturales en sus cuentas corrientes que tienen en entidades bancarias.
Se advierte que cada entidad bancaria tiene su propio
formato pero en términos generales todos tienen los mismos datos fundamentales
que son:
·
Fecha
·
Nombre y número bajo las cuales figura la
cuenta.
·
Cantidad consignada, tanto en efectivo como
en cheques, títulos, etc.
·
Firma del tesorero o quien hace el depósito.
Características
de la factura ordinaria
A continuación, enumeramos el contenido y las
características de la factura ordinaria:
· * Número: la factura ordinaria incluye una
numeración propia de cada serie correlativa.
· *Fecha de su expedición: este tipo de factura
muestra la fecha en que se hayan realizado las operaciones que se documenten o
en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre y cuando se
trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
*Nombre y apellidos: la factura ordinaria debe contener la razón o denominación social completa, tanto del obligado a su expedición como del destinatario de las operaciones
* NIF atribuido por la Administración tributaria española y NIF del destinatario: la factura debe incluir documento nacional de identidad del obligado y del destinatario o, en su caso, documento de cualquier otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir factura.
* Domicilio: la factura debe indicar el domicilio tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
*El tipo impositivo o tipos impositivos, aplicados a las operaciones, es decir, la cuota tributaria o, en su defecto, indicación de que la operación está exenta de impuestos con referencia a las disposiciones que así lo regulen
CARACTERÍSTICAS
INDISPENSABLES QUE DEBERÁN TENER LAS
COTIZACIONES:
1. Deberá ser una cotización formal, con hoja membretada
y datos generales de
la empresa que cotiza (teléfono, fax, correo electrónico,
página web, contacto,
etc.).
2. Deberá estar dirigida al beneficiario potencial1
3. Deberá describir el producto o servicio que está
cotizando y que se especifica
para la etapa del proyecto que se desea llevar a cabo.
4. Deberá ser reciente.
5. Deberá desglosar el IVA.
6. Invariablemente, las cotizaciones deberán estar
firmadas por la empresa
proveedora.
7. En el caso de estudios de consultoría, las
cotizaciones deberán estar
acompañadas por una propuesta técnica y la síntesis
curricular de la
empresa y/o personas que participarán en el estudio.
prezis
https://www.youtube.com/watch?v=UTyrJ3rPLsQ
